Automatiserad populering av dokument
Företagets säljavdelning stod inför en tidskrävande och komplex process för att skapa offerter, ofta fördröjda av lagkrav och behovet av att inkludera specifika parametrar. Detta resulterade i långa svarstider på kundförfrågningar, varierande kvalitetsstandarder och en hög arbetsbörda för säljavdelningen. Målet var att automatisera denna process för att effektivisera arbetet, säkerställa hög kvalitet och öka kundnöjdheten.
För att nå dessa mål fokuserade vi på att identifiera och automatisera de mest frekventa och repetitiva uppgifterna, samtidigt som vi tog hänsyn till lagkrav och andra specifika parametrar som måste inkluderas. Detta tillät oss att snabbt skapa mätbara förbättringar utan att behöva omstrukturera hela offertprocessen.
Mål:
-
Automatisera skapandet av offerter: Effektivisera processen och minska arbetsbördan för säljavdelningen.
-
Säkerställa kvalitetsstandarder: Alla offerter ska följa företagets specifika mall och uppfylla höga kvalitetskrav samt lagkrav.
- Förbättra svarstiden: Snabbare hantering av kundförfrågningar för att öka kundnöjdheten och konverteringsgraden.
Dataanalys av Befintliga Offerter:
- Genom att analysera över 10.000 befintliga offerter identifierade vi återkommande mönster och nödvändiga komponenter, inklusive specifika lagkrav och parametrar som måste inkluderas i varje offert.
Automatiseringsplattform:
- Vi utvecklade en automatiseringsplattform som använder AI och maskininlärning för att fylla i offerter baserat på företagets specifika mall och krav, inklusive de juridiska kraven.
Integration med CRM:
- Plattformen integrerades med företagets CRM-system för att automatiskt hämta kundinformation och annan relevant data som behövs för att skapa korrekta och kompletta offerter.
Kvalitetskontroll och Standardisering:
- Införde automatiserade kontroller för att säkerställa att alla offerter uppfyller företagets kvalitetsstandarder, följer den specificerade mallen och uppfyller alla lagkrav.
Resultat:
Ökad Effektivitet:
- Offertskapandet gick betydligt snabbare, vilket frigjorde tid för säljavdelningen att fokusera på kundrelationer och strategier.
Standardiserade Offerter:
- Alla offerter följde konsekvent företagets specifika mall, kvalitetsstandarder och lagkrav, vilket säkerställde professionella och enhetliga dokument.
Förbättrad Svarstid:
- Snabbare generering av offerter ledde till kortare svarstider på kundförfrågningar, vilket ökade kundnöjdheten.
Ökad Konverteringsgrad:
- Snabb och korrekt hantering av offertförfrågningar bidrog till högre konverteringsgrad, då kunderna fick snabbare svar och tydliga, välformulerade offerter.
Skalbar och Anpassningsbar Lösning:
- Lösningen var skalbar och kunde enkelt anpassas till förändrade affärsbehov och olika marknadssegment, vilket möjliggjorde effektiv hantering av offertförfrågningar i större skala.